„Klauzula informacyjna Technical Ship Management Sp. z o.o. dla osób fizycznych będących stroną umowy, osób prowadzących działalność gospodarczą, członków organów statutowych, pełnomocników reprezentujących kontrahenta, a także dla ich pracowników, którzy są osobami wyznaczonymi do kontaktu i realizacji umowy lub osób współpracujących przy zawarciu i realizacji umowy.
Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) Technical Ship Management Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (80-758) przy ul. Stary Dwór 9 informuje, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (zwany dalej ADO) jest Technical Ship Management Sp. z o.o. z siedzibą: ul. Stary Dwór 9, 80-758 Gdańsk. Adres do korespondencji: Technical Ship Management Sp. z o.o., ul. Stary Dwór 9, 80-758 Gdańsk.
2. ADO wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail iod.tsmanagement@energa.pl w każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych.
3. ADO otrzymał Pani/Pana dane osobowe bezpośrednio od Pani/Pana lub od podmiotu gospodarczego,
z którym ADO współpracuje na podstawie zawartej umowy lub z ogólnie dostępnych baz danych.
4. Przekazane dane stanowią, w zależności od rodzaju współpracy, informacje niezbędne do reprezentacji osoby prawnej, kontaktu, potwierdzenia uprawnienia lub doświadczenia.
5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z zawarciem i realizacją umowy w następujących celach:
a. ustalenia/potwierdzenia posiadanych uprawnień osób wskazanych do reprezentacji,
b. ustalenia/potwierdzenia uprawnień do wykonywania/realizacji zapisów umowy,
c. raportowania, kontroli wykonania Umowy i jej rozliczenia,
d. utrzymywania kontaktów służbowych i wymiany korespondencji,
e. związanych z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną ewentualnych roszczeń, odszkodowań,
f. przesyłania, archiwizacji lub niszczenia dokumentacji,
g. zachowania zasad poufności,
h. wypełnienia obowiązków nałożonych na ADO przez przepisy prawa.
6. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:
a. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w celu realizacji czynności niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
b. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów ADO lub strony trzeciej oraz w celu realizacji przedmiotu umowy. Prawnie uzasadnionym interesem ADO jest m.in. ustalenie i dochodzenie roszczeń na podstawie przepisów prawa, stosowanie wewnętrznych procedur nadzoru zgodności z prawem, zapewnienia ochrony osób i mienia, wywiązanie się z postanowień umowy, zapewnienie realizacji uprawnień podmiotów dominujących w grupach kapitałowych;
c. art. 6 ust. 1 lit. c – w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na ADO na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w tym m.in. przepisów podatkowych, ustawy o rachunkowości, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, przepisów o dostępie do informacji publicznej, przepisów BHP, służących ochronie życia i zdrowia oraz służących ochronie środowiska, zapewnienia zatrudniania przy określonych pracach pracowników posiadających odpowiednie kwalifikacji lub uprawnienia, zapewnienia bezpieczeństwa na terenie i w trakcie prowadzonych prac.
7. Zakres danych osobowych przetwarzanych przez ADO:
a. dane identyfikacyjne (imię i nazwisko): członków organów, przedstawicieli oraz pracowników wykonawcy, podwykonawców i innych osób wskazanych w dokumentach składanych w toku realizacji Umowy,
b. dane teleadresowe (służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko lub pełniona funkcja) ww. osób, jeżeli jest to niezbędne do realizacji Umowy i wynika z zapisów Umowy,
c. dane o uprawnieniach zawodowych i kwalifikacjach, o ile z Umowy wynika obowiązek podania tych danych,
d. dane identyfikacyjne i adresowe, w tym numer PESEL osób fizycznych, osób prowadzących indywidualną działalność gospodarczą, członków organów, przedstawicieli, pełnomocników
8. Odbiorcami danych osobowych mogą zostać:
a. Podmiot Dominujący w Grupie Orlen oraz inne podmioty z Grupy Orlen na podstawie wiążących te podmioty umów oraz w celu wykonywania posiadanych uprawnień,
b. podmioty świadczące usługi obsługi prawnej,
c. audytorzy zewnętrzni, biegli rewidenci, doradcy prawni i doradcy podatkowi,
d. podmioty dostarczające korespondencję,
e. podmioty świadczące usługi informatyczne w zakresie utrzymania systemów wykorzystywanych przez ADO, w tym poczty elektronicznej,
f. podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez ADO,
g. podmioty wykonujące usługi niszczenia dokumentacji,
h. organy lub podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania lub instytucje państwowe, gdy wystąpią z żądaniem, w oparciu o stosowną podstawę prawną.
9. ADO może powierzyć dane osobowe dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na udokumentowane polecenia ADO, pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa danych osobowych.
10. ane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.
11. Dane osobowe przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt. 5 lub do chwili pozytywnego rozpatrzenia wniesionego przez Panią/Pana sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
12. W związku z przetwarzaniem danych osobowych, decyzje dotyczące Pani/Pana danych nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
13. Okres, przez który dane osobowe będą przetwarzane wyznaczany będzie także w oparciu o następujące kryteria:
a. czas niezbędny do utrzymywania z Panią/Panem kontaktów służbowych związanych z realizacją Umowy,
b. termin obowiązywania Umowy,
c. okres archiwizacji dokumentacji dotyczącej realizacji Umowy,
d. raportowania oraz archiwizacji dokumentacji;
e. czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń wynikających z przepisów prawa.
14. Informujemy o przysługującym prawie do:
a. dostępu do danych osobowych i żądania ich kopii,
b. sprostowania (poprawienia) danych osobowych,
c. żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
d. usunięcia danych osobowych, jeżeli nie następują przesłanki wyłączające, wskazane w art. 17 ust. 3 RODO,
e. sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
Z uprawnień można skorzystać kontaktując się pisemnie z ADO lub IOD (pkt 1 lub pkt 2).
15. Informujemy o prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Kontakt
Sebastian Osmański
Inspektor Ochrony Danych